FUNÇÕES ESSENCIAIS

Média Percentagem de Tempo

FUNÇÕES  SUSTENTADORAS 

Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em  requerimentos particulares da empresa.

• Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.

• Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e de grupos sem eventos. Existem exceções para grupos com a autorização de Revenue com menos de 10 apartamentos.

• Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o relacionamento com os mesmos. 

• Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos, efetuando ligações para melhor entendimento do negócio.

• Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.

• Atuar como intermediário e colocar o  cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.

• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas dando suporte na verificação de disponibilidade das salas oferecidas para o evento com grupo otimizando a utilização dos espaços

• Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.

• Atualizar diariamente suas atividades no Delphi, preenchendo as activities do sistema conforme padrão.

• Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.

• Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel.

• Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e  com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.

• Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-las.

• Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.

• Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.

• Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.

• Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.

• Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.

• Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.

• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.

• Chamar o hóspede pelo nome sempre.

• Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.

ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS

• Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.

• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu,  e discute as possibilidade de novas opções.

• Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.

• Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere últimos detalhes.

• Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.

• Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necesidades operacionais do hotel.

REQUERIMENTOS FÍSICOS:

Chave de Frequência:  Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas

Atividade Física                                                                                                                   Frequência

Sentado                                                                                                                                Constante

Andando, Subindo Escada                                                                                                   Ocasional Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeça e ombros)              Ocasional

Agarrar, Alcançar, Apanhar                                                                                                  Raro

Empurrar / Puxar                                                                                                                  Raro

Visão Próxima                                                                                                                      Constante

Visão Longe                                                                                                                          Ocasional

Escutar                                                                                                                                 Constante

Conversar                                                                                                                             Ocasional Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg)  453,6 g = 1 lbs                                                       Raro

            Viajar                                                                                                                                    Raro

OUTROS DEVERES

• Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.

• Freqüência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.

• Colaboração interdepartamentais desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.

REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA

• A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.

• Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.

• Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.

• Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.

• Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.

• Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

·       Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.

·       Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS

Posições subordinadas a Assistente de Grupos & Eventos:

·       N/A

CONHECIMENTO DE TRABALHO ESPECÍFICO E HABILIDADE

O indivíduo tem que possuir o seguinte conhecimento, perícias e habilidades e ser capaz de explicar e demonstrar que ele ou ela pode realizar as funções essenciais do trabalho, com ou sem acomodação razoável.

• Habilidade para preparar o formulário de grupos para até 15 apartamentos com todas as informações necessárias para aprovação do Gerente responsável e envio do orçamento ao cliente.

• Conhecer e promover as  facilidades do hotel e conhecer em profundidade as fortalezas e debilidades do hotel e de seus concorrentes.

• Conhecimento dos diferentes estilo de montagens de salas.

• Conhecimentos básico de equipamentos áudio visuais.

• Habilidade de relacionamento interno e externo (clientes), demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.

• Proficiência do sistema Delphi.

• Habilidade de navegação nos sistemas do pacote windows, Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Internet, Intranet.

• Habilidades pessoais para garantir satisfação dos hóspedes e clientes.

• Habilidade de coordenar e administrar multifunções, além de auxiliar de acordo com a necessidade os demais colegas de grupos & eventos.

PADRÕES DE QUALIFICAÇÃO

EDUCAÇÃO

• Curso superior Completo

• Inglês nível Intermediário

• Conhecimentos em computação (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

• Conhecimento do Programa Delphi