EndereçoAtuar como Assistente Executiva dando suporte nas atividades de recepção, área jurídica e gestão do escritório.
Auxiliar na tramitação de instrumentos jurídicos, como contratos, aditivos, atas e procurações (instrumentos jurídicos), a fim de formalizá-los via DocuSign ou presencialmente em todas as áreas necessárias
Manter o arquivo de documentos digitalizados em perfeita ordem assim como efetuar digitalizações (quando necessário) de instrumentos jurídicos, como procurações, contrato social, matrículas de Registro de Imóveis , contratos com fornecedores e clientes, tanto no arquivo físico (quando aplicável) assim como no depositório oficial ( SharePoint ) sempre que necessário.
Inclusão de todos os contratos e suas alterações, acordos de confidencialidade, entre outros, na ferramenta global de gestão de contratos da Roquette ( Dili Trust ).
Solicitação de serviços de tradução, incluindo a juramentada.
Cotação e s olicitação de escritórios paralegais para serviços junto a órgãos públicos e acompanhamento dos mesmos.
Manter contato com cartório s para: 1) renovação e elaboração de procurações públicas, 2) agendamento com o escrivão do Cartório de Itapevi para coleta de assinatura presencial dos Diretores ou Gerentes, 3) abertura de firmas; 4) reconhecimento de assinaturas; e 5) solicitação de cópias autenticadas.
Auxiliar no acompanhamento e verificação do uso do Espaider (software que monitora a licença e certificados do site Itapevi), como através do contato com os usuários administradores sobre a atualização do mesmo, com a inclusão dos documentos e informações.
Preparação de NDA
Solicitar e organizar eventuais c of f ee break conforme necessidade
Organização e controle de b rindes e camisas d a área comercial – Compra, reposição e controle
Administração das salas de reunião – h orário s, reposição de material, solicitação de manutenção e limpeza
Apoio na reserva de hotéis, carros e restaurantes .
Administração de toda a gestão de viagens junto ao provedor atual (apoio na gestão do contrato, análises gerenciais, de qualidade, atuar no suporte eventual em possível problemas de usuários , dentre outros)
Atuar na recepção visitantes, nacionais ou internacionais, assegurando acomodação através de reservas em hotéis , transportes (traslados de aeroporto / itinerário hotel – empresa, visita a clientes e/ou fornecedores , reservas de salas internas, reservas externas em restaurantes, salas de eventos, hotéis e demais locais que forem necessários
Ajudará na gestão da área de facilities através de relatórios e controles específicos
Suporte na gestão do restaurante da empresa zelando pelo bom andamento dos serviços, cumprimento do cardápio e demais questões contratuais.
Suporte n a recepção de visitas de inspeções , auditorias e/ou fiscalizações não agendadas, providenciando o correto encaminhamento para a parte interessada, fazendo a ponte na comunicação garantindo o correto atendimento dentro das dependências da empresa
