EndereçoEmpresa multinacional do segmento de industria busca uma pessoa para atuar como Assistente Executivo / Executiva do nosso escritório localizado em Barueri, São Paulo, responsável por organizar e realizar as atividades da área administrativa relativas, secretaria, facilities e atividades afins como atualização de dados, de cadastros, organização de eventos e agendas, controle e tramitação de documentos, bem como definir normas e procedimentos de atuação com o objetivo de atender as necessidades e objetivos da empresa e do membros executivos da organização.
Responsibilidades:
Como Assistente Executivo / Executiva, seu trabalho é interno e 100% presencial. Irá realizar outras atividades correlatas e/ou inerentes aos procedimentos do seu processo de trabalho a critério do seu superior imediato, sempre que necessário. Sua rotina consiste em fazer a gestão das seguintes áreas, mas não limitado a:
Recepção
- Atualização da Lista de Contatos
- Controle de Correspondências (Recebidas e Enviadas)
- Organização de Agenda de Reuniões
- Organização das Salas de Reunião / Copa
- Controle e Organização dos Coffees
- Solicitar Cartões de Visita
- Acompanhar as Solicitações de Cartório
- Pagamentos em Geral
- Manutenção de carros dos membros da Equipe Executiva
Visitas e Eventos
- Reserva e organização de salas, restaurantes, transporte, etc
- Gestão de fornecedores
- Recepção de visitantes
- Organização de Eventos em Geral
Facilities
- Administração do Contrato de Prestação de Serviço
- Manutenções e Reparos prediais
- Controle dos Estoques (Almoxarifado, Copa, Higiene e Primeiros Socorros)
- Compras de Suprimentos
- Pagamentos em Geral (aluguel, condomínio, prestadores de serviços, etc.)
- Viagens e Táxis
- Solicitações de Viagens a membros da Equipe Executiva
- Aprovações das Solicitações de Viagens
- Uber - Solicitações de Corridas
- Manutenção da Base de Dados da Uber, Agencia de Turismo e Frota (combustível)
Requisitos
- Graduação Superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas a função;
- Conhecimento em atividades administrativas de escritório;
- Inglês intermediário mandatório;
- Habilidades de organização, proatividade, comunicação efetiva e trabalho em equipe.
