Operations Director

WHAT YOU'LL DO

Le BCG Paris a déménagé depuis Juin 2023 dans des bâtiments situés au 75 avenue de la Grande Armée, dans un espace de 23 000 m2 qui permet d’accueillir l’ensemble des collaborateurs, clients et partenaires dans un espace moderne et confortable doté de nombreux services destinées à simplifier la vie des collaborateurs et d’organiser dans des conditions exceptionnelles au cœur de Paris de nombreux évènements en lien avec notre activité tout en respectant des normes environnementales strictes à l’image de nos valeurs. L’expérience utilisateur et la satisfaction des collaborateurs sont des éléments clés de la proposition employeur comme de la proposition client.
L’Operations Director est responsable de la gestion globale et de la direction de toutes les opérations du bâtiment (Facilities, Hospitality, Securité, car plan, …). Il/elle assure la satisfaction des clients, la rentabilité et le respect des standards de qualité et de service au sein du bâtiment. Il/elle dirige et motive une équipe de collaborateurs (managers et employés) ou prestataires, tout en assurant le respect des politiques internes, des contrats de prestations et règle locales (hygiène et sécurité) afin de garantir un environnement de travail optimal pour nos équipes de consultants et d’assurer des conditions optimales pour l’accueil de nos clients et partenaires.
Rattaché(e) hiérarchiquement au Managing Director and Senior Partner en charge des fonctions support du bureau de Paris, vous travaillerez en étroite collaboration avec les directeurs de l’ensemble des fonctions support et les différents partenaires qui interviennent dans la vie de l’immeuble.
MISSIONS & RESPONSABILITES
Les principales missions de l’Operations Director, s’articuleront de la manière suivante :
1. Gestion Opérationnelle :
- Superviser toutes les opérations quotidiennes du bâtiment avec votre équipe de managers Facilities et Hospitality, à savoir :

• Vous êtes garant de l’utilisation optimale des espaces et proposez les arbitrages nécessaires à la Management team du bureau ;
• Vous veillez au maintien d’un haut standard en termes d’espaces de travail pour les consultants et les équipes de support interne et d’espaces de réception pour les clients et l’ensemble des visiteurs. ;
• Vous superviser l'entretien, la réparation et l'amélioration des infrastructures de l'espace ;
• Vous assurez la maintenance préventive et corrective des systèmes mécaniques, électriques, de plomberie et de sécurité ;
• Vous gérez avec l’ensemble des prestataires sollicités dans le cadre du fonctionnement de l’immeuble de façon permanente les activités suivantes : nettoyage, sécurité, accueil, catering, multitech, support audiovisuel, maintenance des espaces verts… ou ponctuelle (travaux, événementiel…) ;
• Vous gérez le pilotage de la relation avec le bailleur et la contractualisation des espaces sous-loués.

- Assurer la coordination entre les différents départements pour garantir une expérience client fluide et de haute qualité.
- Collaborer avec les équipes de marketing et ou toute autre équipe en charge de l'évènementiel pour réaliser et mettre en œuvre les différents events en lien avec la vie de notre entreprise (accueil de partenaires externes, accueil de clients premium, organisation d'évents d'affiliation, alumni …).
- Assurer le respect des normes de santé et de sécurité au travail.
A cette responsabilité s'ajoute également, la supervision de la gestion de plusieurs services à destination de nos collaborateurs :

• De la flotte automobile : 60 véhicules avec le support d’une personne dédiée ;
• Des modalités de voyages et déplacements en lien avec nos services globaux ;
• Les contrats d’assurances multirisques et responsabilité civile avec l’aide de notre service juridique.

Ainsi que :

• Vous êtes garant du respect des règles de sécurité dans les locaux ;
• Vous assurez une gestion des espaces de travail et de réception permettant de préserver la confidentialité en lien avec les spécificités de notre activité ;
• Vous coordonnez la cellule de gestion de risques, en organisant régulièrement une revue des procédures et des exercices de simulation. (IRT);
• Vous travaillez en collaboration avec les chefs de département et les équipes support Global pour déployer les processus internes indispensables permettant de préserver les intérêts de BCG et d’assurer la continuité d’exploitation (gestion des audits de process).

2. Satisfaction Client :

• Assurer un haut niveau de satisfaction client en veillant à la qualité des services fournis;
• Gérer les plaintes des clients internes de manière efficace et professionnelle;
• Mettre en place et maintenir des procédures de contrôle de la qualité pour garantir l'excellence des services et des installations;
• Effectuer des audits/enquêtes réguliers pour s'assurer du respect des standards de qualité;
• Gérer les relations avec les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les autres parties prenantes;
• Participer aux réunions et événements permettant de rester informés des meilleurs tendances et pratiques dans le domaine de l'Hospitality et des services.

3. Gestion Financière :

• Élaborer et gérer le budget du bâtiment et des services associées (budget de + de 20 Millions d'euros), contrôler les coûts et optimiser les dépenses en lien avec nos services finances ;
• Analyser les coûts et les indicateurs mis en place pour prendre des décisions informées ;
• Formuler des recommandations en matière d'aménagement ;
• Gérer et négocier les relations avec les sous locataires, assurer le suivi des facturations relatives à la location des espaces au sein du bâtiment.

4. Management d’équipe

• Vous dirigez, encadrez, développez et accompagnez le changement (technique/technologique ou organisationnel) au sein des équipes en charge du support interne ;
• Vous encouragez les dialogues réguliers pour définir et mettre en œuvre des plans de développement des managers qui vous sont rattachés ;
• Vous accompagnez et soutenez vos équipes dans la résolution de problématiques en apportant votre appui technique au quotidien.

YOU'RE GOOD AT

• Excellentes compétences en leadership et en gestion d'équipe.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, aptitude à travailler avec de multiples clients.
• Connaissance des environnements techniques requise.
• Aptitude à innover et implémenter des changements favorisant l’efficacité opérationnelle
• Capacité à analyser et interpréter des données financières et des rapports.
• Forte orientation client et sens du service.
• Capacité à travailler sous pression et à prendre des décisions rapides.
• Résilience et capacité à gérer le stress dans un environnement rapide et changeant
• Haut niveau d'intégrité et de professionnalisme.
• Sens aigu du détail et de la qualité.
• Esprit innovant et capacité à s'adapter aux changements.

YOU BRING (EXPERIENCE & QUALIFICATIONS)

• De formation BAC+ 5 ou équivalence avec expérience professionnelle significative de plus de 10 ans sur une fonction similaire ;
• Diplôme en gestion hôtelière, administration des affaires ou domaine connexe ;
• Minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion d'hôtels, de lieux premium ou de propriétés similaires ;
• Expérience démontrée dans la gestion d'équipes et d'opérations complexes ;
• Solides connaissances en management de projet, vous êtes coutumier aux notions de respect des deadlines, coordination entre les stakeholders, anticipation des jalons ;
• Expérience de gestion de prestataires ;

Our business management and operations team members work to ensure that BCG is running smoothly, efficiently, and productively. We are made up of executive and administrative (or case team) assistants, visual service artists, receptionists, facilities staff, and the team leaders and office coordinators who manage these operations and business management jobs.

ADDITIONAL INFORMATION

Le BCG Paris a déménagé depuis Juin 2023 dans des bâtiments situés au 75 avenue de la Grande Armée, dans un espace de 23 000 m2 qui permet d’accueillir l’ensemble des collaborateurs, clients et partenaires dans un espace moderne et confortable doté de nombreux services destinées à simplifier la vie des collaborateurs et d’organiser dans des conditions exceptionnelles au cœur de Paris de nombreux évènements en lien avec notre activité tout en respectant des normes environnementales strictes à l’image de nos valeurs. L’expérience utilisateur et la satisfaction des collaborateurs sont des éléments clés de la proposition employeur comme de la proposition client.

L’Operations Director est responsable de la gestion globale et de la direction de toutes les opérations du bâtiment (Facilities, Hospitality, Securité, car plan, …). Il/elle assure la satisfaction des clients, la rentabilité et le respect des standards de qualité et de service au sein du bâtiment. Il/elle dirige et motive une équipe de collaborateurs (managers et employés) ou prestataires, tout en assurant le respect des politiques internes, des contrats de prestations et règle locales (hygiène et sécurité) afin de garantir un environnement de travail optimal pour nos équipes de consultants et d’assurer des conditions optimales pour l’accueil de nos clients et partenaires.
Rattaché(e) hiérarchiquement au Managing Director and Senior Partner en charge des fonctions support du bureau de Paris, vous travaillerez en étroite collaboration avec les directeurs de l’ensemble des fonctions support et les différents partenaires qui interviennent dans la vie de l’immeuble.
Ce poste requiert une expérience dans la gestion de services support et la gestion d’infrastructures, avec une capacité éprouvée à gérer les relations, à améliorer l’efficacité des processus internes et à gérer les risques opérationnels. Il nécessite une approche client interne qui allie fermeté et souplesse.
Dans ce cadre, la satisfaction et l'expérience client sont au cœur de vos préoccupations. Vous collaborez étroitement avec notre instance de représentation des utilisateurs "Adboard", afin de traiter et de suivre l'ensemble des requêtes et suggestions en apportant des solutions, tout en trouvant le juste équilibre entre le respect des contraintes budgétaires et la recherche de la satisfaction des utilisateurs par des solutions alliant pragmatisme et élégance.